¿Cómo puedo emitir una factura electrónica / Factura-e? (España)

A continuación le facilitamos una pequeña guía para configurar el programa (no deje de leer también este texto):

1. Asegúrese de que tiene instalado en Internet Explorer o en Firefox un certificado electrónico que sea FNMT Clase 2 CA, emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Si aún no lo tiene podrá solicitarlo en el sitio web de la FNMT. Si tiene dudas puede ver también la lista de certificados disponibles en el menú Facturación > Clientes > Firmar > Factura-e (XAdES) dentro de WinOmega.

2. Abra la ficha del cliente afectado y marque la casilla Factura-e (XAdES).

3. Compruebe que el cliente tenga asignada una forma de pago cuya clave esté dentro de la serie correlativa 01..19. Y asegúrese también de que cualquier Factura-e creada mantiene una forma de pago válida, pues manualmente el usuario puede cambiarla durante o después de la emisión. Ver más detalles.

4. Adicionalmente, si esa clave tuviese el valor 02 o 04 (pago por domiciliación o por transferencia, respectivamente), la ficha del cliente deberá contener también la cuenta IBAN asociada con la operación bancaria. Las administraciones públicas españolas suelen exigir el pago mediante transferencia bancaria.

5. Si el cliente le pide que incluya los códigos DIR3 rellene también esos campos en su ficha.

6. En Configuración, pestaña Facturación, subpestaña Datos del emisor, rellene con los valores correctos la totalidad de las casillas de los recuadros Datos fiscales y Factura electrónica.

7. Opcionalmente, también en la pestaña Facturación, marque la casilla Incluir códigos DIR3, al objeto de que en el texto libre de la factura en papel (o en el formato imprimible que se conservará en el archivo digital) quede constancia de los valores incluidos en la factura electrónica.

8. Dé la orden de imprimir en Facturación > Clientes > Impresión (no desde la vista previa). Incluso con número de copias igual a cero, el programa creará y firmará la factura electrónica con el certificado que corresponda al NIF introducido en el recuadro Factura electrónica en Configuración (ver más arriba). Pero sólo la enviará al cliente si éste tiene una dirección electrónica en su ficha. También hará esa operación en segundo plano si al emitir una nueva factura tiene seleccionada la impresión Directa. No necesita (ni debe) firmar de nuevo la factura.

9. La factura creada será guardada en dos archivos, uno firmado y el otro sin firmar (¿Dónde se guardan los documentos generados por el programa?). El nombre del fichero será el habitual, formado por el código del cliente, un guión, la letra F y el número de la factura. A la versión firmada se le añade como distintivo el sufijo -sig, y la extensión de ambos será XML. No necesita abrirlos, pero si deseara hacerlo para inspeccionar su contenido, hágalo preferiblemente con su navegador de internet, o con el Bloc de Notas de Windows o similar. A menos que le indiquen lo contrario, deberá enviar siempre la factura firmada. Importante: No firme la factura por segunda vez, pues algunas administraciones no lo admiten. Si emitió la factura con el certificado en vigor pero la envía al destinatario después de la fecha de caducidad, la factura no será aceptada.

10. Dentro de la estructura XML de la factura electrónica el programa introducirá como descripción de cada artículo el texto existente en el campo Descripción de todas las líneas que en el campo Importe tengan algún contenido (es decir, que no esté vacío o en blanco). Las demás líneas no serán incluidas, pues puede haber desde descripciones parciales hasta simples comentarios, separadores, o incluso no contener nada, además de que su número es ilimitado y a criterio del usuario. En caso de necesitar la inclusión de alguna de esas líneas en la factura electrónica porque forma parte de la descripción, simplemente introduzca un cero en la columna Precio neto para provocar que el importe no quede vacío.

11. Si tiene que depositar la factura en un buzón o punto de entrada donde se exige que el archivo tenga una extensión distinta a XML, algo típico de las administraciones públicas, simplemente cambie el nombre al fichero que contiene la factura firmada. Por ejemplo, si el nombre asignado por WinOmega fuese 2079-F99636-sig.xml, desde el Explorador de archivos deberá renombrarlo a 2079-F99636-sig.xsig, o a lo que le pidan. En Configuración, pestaña Facturación, podrá indicar al programa que en lugar de la extensión XML ponga XSIG como predeterminada.

12. Si prefiere evitar las molestias que provoca la introducción manual de la factura en el portal FACe, puede dar la orden de que el mismo programa la envíe automáticamente por webservice en la ventana de impresión de facturas, marcando la casilla Enviar Factura-e.

13. Si necesita verificar que una factura es correcta en cuanto al formato y la firma vea esta sección de la ayuda.

Le conviene leer también las respuestas #341, #343, #350 y #398.